pemrosesan transaksi dan struktur pengendalian intern

Pemrosesan transaksi dan pengendalian intern

IV.1.   PEMROSESAN TRANSAKSI

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui :

(1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern,dan

(2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan. Kerangka Pemrosesan Transaksi :

A.     Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan

Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.

B.     Sistem Informasi Fungsional

Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.

IV.2.   Elemen – elemen struktur pengendalian intern.

Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. pengendalian internal vc pengendalian manajemen:

1.      pengendalian internal  penegnedalian manajemen terdiri dari pengendallian intern dan ekstern b. lebih nekenkankan pd tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendallian manajemen untuk mencapai tujaun c. meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan.

2.      pengendalian manjemen a. mengendalikan terrdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi b. menekankan pda pengendazlian terhadap mengamankan aktiva perusahaan dengan melakukan pecatatan akuntansi memeadai c. meliputi akkuntansi meningkatkan efektifitas dan efesiensi dan taat pd hukum yang berlaku.

Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.

Pelimpahan tanggung jawab.

Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.

Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.                    

IV.3. Alat pengendalian pemrosesan transaksi.

Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a.       Pengendalian Umum

Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

-          Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

-          Prosedur-prosedur oprasi umum

-          Masalah pengendalian peralatan

-          Pengendalian peralatan dan akses data

Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :

·         Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah.

Contoh : Fungsi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.

Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.

Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer.

·         Prosedur-prosedur oprasi umum

Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.

Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data.

b.      Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c.       Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif

Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

IV.4.       Etika dan struktur pengendalian.

a.       Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

b.      Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

Sumber : http://riegi-diaz.blogspot.com/2012/10/iv-pemrosesan-transaksi-dan-struktur.html

arus transaksi

  

 Arus transaksi

Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2). Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

 Komponen-komponen system pemrosesan transaksi

komponen pemrosesan terdiri dari

a) Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

b) Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi

c) Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi

d) Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb

    Perancangan system tata buku berpasangan

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)

    Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi

kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu.

· Tujuan PengkodeaN

a) Mengidentifikasi data akuntansi secara unik

b) Meringkas data

c) Mengklasifikasikan rekening/transaksi

d) Menyampaikan makna tertentu

        Metode pengkodean

a) Kode angka atau huruf berurutan = tiap rekening diberi kode angka atau huruf ecara berurutan.

b) Kode angka blok= rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.

c) Kode angka kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

d) Kode Mnemonic= Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

    Perancangan formulir dan pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegita transaksi

manfaat formulir adalah :

1. untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2. untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

SUMBER : http://arlansandy-arlans.blogspot.com/2011/11/sistem-informasi-akuntansi-minggu-iii.html

teknik dan dokumentasi

Teknik dan dokumentasi system

2.1 pemakaian teknik-teknik

      Teknik –teknik system merupakan alat yang digunakan dalam menganalisa,merancang, dan mendokumentasikan system dan hubungan antarsubsistem. Teknik –teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik –teknik system penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel system dalam pengembangan system informasi. Teknik –teknik system juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan system, baik secara intern bagi perusahaan maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.

2.2 teknikn –teknik system

     Bagan arus (flowchart).

      Merupakan alat yang digunakan untuk:

·        Dokumentasi system yang sudah ada.

·        Mendesain system baru.

·        Memberi petunjuk bagi programmer yang akan membuat dan memperbaruhui program computer.

Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu:

1.        Dokumen flowchart.

2.      System/proses flowchart.

       Bagan arus dokumen.

          Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu system(document oriented).

          Langkah-langkah dalam penyusunan dokumen flowchart.

·        Mengidentifikasikan departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu system.

·        Mengidentifikasikan dokumen sumber yang akan digunakan.

·        Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen dibuat, diproses dan digunakan.

·        Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu symbol  atau kegiatan.

   Bagan arus system.                          

          Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu system (process oriented).

          System flowchart terdiri dari beberapa tingkatan:

·        High-level system flowchart, system flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai system.

·        Intermediate-level system flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail.

·        Low level system fl.owchart, menggambarkanb secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

     Bagan arus program

          Bagan yang menggamnbarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan computer dalam menjalankan suatu program.

          Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart.

1.        Symbol dari proses harus selalu diletakkan diantara symbol input dan symbol output.

2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3.      Selalu menggunakan symbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4.     Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan symbol koneksi.

5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Sumber : http://tio-motorkawasaki.blogspot.com/2012/11/teknik-dan-dokumentasi-sistem.html

diagram dfd

Di bawah ini akan diberikan suatu contoh pembuatan DFD untuk studi kasus Sistem Pemesanan Taksi.

Studi kasus:

Sebuah perusahaan taksi berupaya meningkatkan layanannya dengan mengembangkan sistem pemesanan taksi (SiPeTax) berbasis web mobile.

Spesifikasi SiPeTax:

1. Mampu melayani permintaan pesanan dari pelanggan.

2. Menerima status dan lokasi armada taksi yang dikirimkan oleh pengemudi.

3. Mampu mendistribusikan informasi pemesanan ke seluruh PDA pengemudi taksi.

4. Menyajikan laporan pengangkutan kepada pihak manager.

Untuk memudahkan analisis SiPeTax, pihak perusahaan menyewa Anda untuk memodelkan diagram konteks sampai DFD level 1.

Jawaban:

DFD level 0

DFD level 1

sumber: http://blog.um.ac.id/hendriyanto/2011/12/13/data-flow-diagram-untuk-contoh-studi-kasus-sistem-pemesanan-taxi/

gambar simbol-simbol diagram alur